9. Okt. 2007
Seit etwa drei Monaten arbeiten wir in der Kanzlei mit der Anwaltlichen Verrechnungsstelle AnwVS in Köln zusammen. Verrechnungsstellen kannten Privatpatienten bislang von Ärzten. Jetzt gibt es dieses Angebot auch für Anwälte und es ist zweifellos sehr interessant. Doch vorneweg: Rechnungen schreiben müssen Anwälte und ihre Mitarbeiter weiterhin selbst (können). Die Arbeitserleichterung zeigt sich im Mahnwesen, einem generell gut automatisierbaren und damit auslagerungsfähigen Aufgabenbereich.
Wie es funktioniert - Kurzfassung:
- Mandant willigt schriftlich in die Abtretung ein
- Mandantendaten werden zur Prüfung an AnwVS übermittelt
- AnwVS stimmt Abtretung zu oder lehnt ab
- Bei Zustimmung wird Forderung bei Rechnungsstellung an AnwVS abgetreten
- AnwVS stellt Rechnung an Mandant
- AnwVS zahlt Rechnungsbetrag abzüglich Bearbeitungskosten an den Anwalt
- AnwVS kümmert sich um Zahlungseingang durch Mandant.
Vorteile für die Kanzlei:
- Mehr Zeit für das Wesentliche – die Mandatsbearbeitung
- Schnellere Geldeingänge statt Mahnwesen
- Keine Ausfälle durch zahlungsunfähige Mandanten
Nachteile für die Kanzlei:
- Einarbeitung in neue Abläufe erforderlich
- Wartezeit, bis Kanzleisoftware die Schnittstelle zur AnwVS unterstützt
- gewöhnungsbedürftige Verbuchung
- Kosten
Vorteile für die Mandantschaft:
- Längere Zahlungsfristen
- Finanzierungsmöglichkeiten
Nachteile für die Mandantschaft:
Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit der AnwVS?
Unsere Mandanten erklären schriftlich ihr Einverständnis für die Abwicklung über die AnwVS (Formular).
Wir erfragen online (über unsere Kanzleisoftware), ob die AnwVS für diesen Mandanten mit der Forderungsabtretung einverstanden ist. Innerhalb von etwa 24 Stunden steht uns online eine Zusage oder Ablehnung zur Verfügung. Bei einer Zusage können wir Rechnungen an diesen Mandanten für die Dauer eines Jahres über die AnwVS abrechnen, es sei denn, uns wird die Zahlungsunfähigkeit des Mandanten bekannt. Eine Ablehnung ist keine Katastrophe, da wir in den meisten Fällen so kurzfristig, wie die Bonitätsauskunft vorliegt, noch keine umfangreichen Leistungen erbracht haben. Jetzt ist eine gute Gelegenheit, mit dem Mandanten über einen Vorschuss (oder Ratenzahlung) zu sprechen.
Unsere Rechnungen schreiben wir wie gewohnt über die Kanzleisoftware und übermitteln sie elektronisch an die AnwVS.
Nach weiteren 24 Stunden liegt üblicherweise eine Abrechnung im Pdf-Format bereit und innerhalb von ca. 3 Tagen ist das Geld auf dem Konto eingegangen. Anhand der Pdf-Abrechnung verbuchen wir die eingegangenen Vergütungen und einbehaltenen Gebühren für die AnwVS.
Die Abläufe sind relativ schnell gelernt. Solange die Online-Übertragung der Kanzleisoftware noch nicht freigeschaltet ist, werden Anfragen und Rechnungen per Fax eingereicht. Mit Hilfe eines Ordners und einigen Formularen bleibt die Übersicht erhalten, welcher Mandant der Abtretung zugestimmt hat, ob die AnwVS einverstanden ist, wann das Einverständnis erneuert werden muss und welche Rechnungen übertragen wurden. Für den reibungslosen Ablauf müssen einige Mandantendaten vollständig erfasst sein, da anderenfalls die Datenverarbeitung Fehler produziert. Es wäre aber falsch, hierin einen Nachteil zu sehen, weil der Datenbestand zwangsläufig gepflegter wird und die Anwender zu einer disziplinierten und sorgfältigen Dateneingabe angehalten werden. Das wirkt sich auch auf die Qualität in der allgemeinen Aktenbearbeitung aus.
Noch verbesserungsfähig sind die Abrechnungen der AnwVS. Ihre Logik erschließt sich erst mit einiger Nachhilfe des hilfsbereiten AnwVS-Teams. Ob die Verbuchung dann auf Anhieb klappt, hängt natürlich mit von den Fähigkeiten der Kanzleisoftware ab. Damit hatten wir leider wenig Glück, weil die neue Splittbuchungsfunktion gelegentlich Soll und Haben vertauscht (ein Bug, wurde uns vom Hersteller mitgeteilt). Der Buchhaltungsfehler ist selbstverständlich nicht der AnwVS anzulasten; es wäre aber schön, wenn die Buchung der Abrechnungen besser in die Buchhaltungssoftware integriert würde. Hier sind die Softwarehersteller gefragt!
Unser Eindruck:
Alles in allem lohnt sich die Zusammenarbeit mit der AnwVS. Verbesserungsvorschläge werden dankbar entgegen genommen und häufig umgesetzt. Die Mitarbeiter der AnwVS nehmen ihre Kunden sehr ernst und bieten einen gelungenen Service an. Wünschenswert wäre eine komplette Integration in die Kanzleisoftware, damit die Kommunikation in beiden Richtungen über eine Oberfläche laufen könnte und nicht, wie derzeit, über die Kanzleisoftware einerseits und das Internet andererseits.
Mehr Informationen erhalten Sie über die Homepage der AnwVS ( http://www.anwvs.de ).